Fonction vitale pour l'entreprise, l’administration du personnel est rattachée à la DRH ou à la direction financière. Ses principaux objectifs consistent à assurer le suivi des dossiers individuels des collaborateurs, et par extension dans les PME ou les entreprises de taille intermédiaire, le suivi des indicateurs nécessaires à une optimisation des paramètres sociaux qui ont des conséquences sur la performance économique de l'entreprise ( absentéisme, risques professionnels, turn over, suivi des effectifs). Les collaborateurs spécialisés dans l’administration du personnel sont chargés également d’assurer une veille de la législation sociale.

Pour que l’administration du personnel ne soit pas considérée comme un centre de coûts mais comme un processus créateur de valeur ajoutée, son activité doit être organisée comme un process gérant des informations fiables faciles à obtenir et ciblées en fonction des requêtes ou des interrogations qu'une direction est appelée à se poser pour choisir des options. Cet objectif sera atteint si cette fonction dépasse la production de la paie et se structure en support d'aide à la décision. La nécessité de disposer d'outils logiciels performants pour assurer la gestion et le traitement des données ou le suivi de paramètres sociaux est impérieuse.