La réalisation de la paie est une charge de fonctionnement obligatoire. Elle demande du temps, des ressources internes, et une mise à jour constante des compétences mais elle ne produit aucune valeur ajoutée pour l'entreprise, si ce n'est la satisfaction des salariés à la fin du mois.

Le résultat pourrait être le même en confiant cette mission à une organisation extérieure spécialisée qui sera plus efficace et mettra en place un process moins couteux pour l'entreprise dans le cadre d'une externalisation du process paie.

L'externalisation du process paie consiste à transférer tout ou partie du process paie de l'entreprise (le donneur d'ordre) à un prestataire indépendant (le preneur d'ordres) en échange d'une garantie de qualité de service, à un prix défini dans le cadre d'un partenariat pluriannuel (au minimum 3 ans). On peut noter que ne sont externalisables que des services de l'entreprise qui ne sont pas destinés à ses propres clients.

La paie fait partie des process les plus externalisés (60% des fonctions RH "outsourcées"). l'externalisation de la paie est le transfert de tout ou partie de la gestion de la paie de l'entreprise à un prestataire spécialisé. L'externalisation de la paie peut prendre en compte différents aspects :

- sur la forme de l'externalisation (solution "louée", "hébergée", "acquise"... TMA ou externalisation totale)

- sur le fond (externalisation de la gestion des SI, gestion de la paie, opérations post paie, veille légale...)